روابط عمومی در کتابخانه‎ها

برگرفته از کتاب »هنر هشتم در کتابخانه‌ها/حسن اشرفی ریزی«
گروه فرهنگی: در عصر کنونی با توجه به تغییرات چشمگیر در سازمان‌ها و نهادهای مختلف و تعدد و تنوع وظایف و مسئولیت‌ها ضرورت هماهنگ کردن منابع انسانی و مالی، به منظور نیل به اهداف مورد نظر با حداکثر کارایی، توجه بیش از حد به علم – یا به تعبیری هنر- مدیریت را ایجاب می‎کند. بیگمان کتابخانه نیز همچون سازمان‌ها و موسسه های دیگر، به منزله نهادی که در عصر انفجار دانش بیشترین بار رسالت سنگین اطلاع‎رسانی را به دوش می‌کشد از دانش مدیریت بی‎نیاز نیست زیرا عدم توجه مدیر کتابخانه به مسائل و مشکلات و همچنین عدم رعایت وظایف مدیریتی، کتابخانه را دچار آسیب‌های فراوانی خواهد کرد. وظایف و فعالیت‌های مدیریتی در کتابخانه‌ها مهم‌ترین رکن در نظام کتابخانه مدیریت است. بر این اساس جهت رسیدن به اهداف و رسالت کتابخانه برای مدیر وظایف و فعالیت‌هایی مشخص شده که شامل: برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت و مراقبت هدایت و رهبری، هماهنگی، گزارش‌نویسی ارزشیابی و ارتباطات می‌باشد.
تاریخچه روابط عمومی در کتابخانه‎ها
روابط عمومی، نهادی جدید در داخل سازمان‌ها است و با این هدف به وجود آمد تا بتواند به مشکلات ارتباطی سازمان‌ها با افراد یا گروه‌هایی که سازمان به آن‌ها وابسته است، غلبه کند.
ارتباط کتابخانه‎ها با مخاطبان خود در چارچوب رسمی نهادی بنام روابط عمومی تقریباً از زمانی که ایده تشکیل روابط عمومی در سازمان‌ها یعنی پس از جنگ جهانی اول، مطرح شد، آغاز شده است.
مفهوم روابط عمومی در کتابخانه
به مجموعه فعالیت‌ها و اقداماتی که از طرف کتابخانه‎ به ویژه بخش روابط عمومی آن، برای ارتباط بیشتر با جامعه مخاطب انجام می‎شود تا مراجعان بیشتری را جهت مطالعه، پژوهش و حتی سرگرمی به کتابخانه بکشانند، همچنین زمینه همکاری و حمایت سازمان‌های مختلف را فراهم نمایند.
اهداف و وظایف روابط عمومی در کتابخانه‎ها وظایف روابط عمومی به سه دسته اصلی طبقه‎بندی می‎شود و این وظایف تا حدودی در انواع کتابخانه‎ها (ملی، عمومی تخصصی، دانشگاهی و آموزشگاهی) با یکدیگر متفاوت هستند.الف: اطلاع‌رسانی:
وظیفه اطلاع رسانی در دو سطح انجام می‎شود: ۱- گردآوری، تجزیه و تحلیل اخبار و اطلاعات و ارائه پیشنهادهای سازنده از محیط داخل و خارج از کتابخانه و اطلاع آن به مدیریت کتابخانه. ۲-گردآوری اخبار اطلاعات، عملکردها، برنامه‎ها و دیدگاه‌های کتابخانه و مدیریت کتابخانه و انتقال آن از طریق ارتباطات جمعی و فردی به عموم مردم و مخاطبان ویژه کتابخانه. در مبحث اطلاع‎رسانی مدیر کتابخانه و مدیر روابط عمومی و کارشناسان آن باید حق پرسش کلیه مراجعان را بپذیرند. حق مطلع شدن افراد را باور کنند و مدافع این نگرش جوامع نوین و مردم سالار باشند که دانستن و دسترسی به اطلاعات حق مردم است و همگان باید آسان، سریع، کامل و شفاف به آن دسترسی داشته باشند.
ب : تشویق و ترغیب به مطالعه و پژوهش:
دومین وظیفه روابط عمومی در کتابخانه‎ها تشویق، ترغیب و متقاعدسازی و انگیزه‎دهی به مراجعان جهت مطالعه و پژوهش است. کارشناسان روابط عمومی با بهره‎گیری از یافته‎های روانشناسی اجتماعی، هنر و مهارت‌های دیگر علوم رفتاری به تبلیغ اهداف کتابخانه، برنامه‎ها و خدمات خود به منظور تشویق و ترغیب به مطالعه و پژوهش اقدام می‌نمایند.
ج: مشارکت، همکاری و بهینه‎سازی امور: کوتاه کردن فاصله مدیر و جامعه کتابخانه و همچنین کتابخانه‎ها و سازمان‎های دیگر و نیروهای درون و بیرون سازمان و جذب و جلب حمایت‌های آن‌ها در پشت سر مدیر کتابخانه جهت ایجاد فضای مشارکت و روح جمعی از وظایف دیگر روابط عمومی در کتابخانه‎هاست. روابط عمومی باید به طور مستمر از طریق فعالیت‌های پژوهشی و افکار سنجی، خواست‌ها، علایق، نیازها و گرایش‎های مراجعان کتابخانه و افکار عمومی جامعه، در زمینه کار خود را سنجیده و آن را به اطلاع مدیر کتابخانه برساند و با اقدامات تصمیم‎سازی امکان تصمیم‎گیری درست را از سوی مسئولین فراهم سازند و موجبات بهینه‎سازی سیاست‎ها روش‌ها و رویه‎ها را ممکن گردانند.
اهمیت و ضرورت روابط عمومی در کتابخانه
داشتن اعتبار و وجهه اجتماعی برای کتابخانه، توجه به مسائل فرهنگی و اخلاقی و هنجارهای اجتماعی، ایفای تعهد نسبت به ارزش‌های جامعه، مشارکت و همکاری با دیگر نهادها و جلب حمایت مالی و معنوی آن‌ها دفاع از حقوق کارکنان و مراجعه‎کنندگان به کتابخانه، اطلاع‎رسانی صحیح و به موقع و ایجاد و تقویت روحیه پژوهش و مطالعه در مراجعه‎کنندگان، از ضرورت‎های بقای کتابخانه است و این وظایف، رسالت روابط عمومی کتابخانه محسوب می‎شود. بر این اساس ضرورت و اهمیت روابط‎عمومی قوی و کارآمد در کتابخانه احساس می‎شود. مهم‌ترین آثار فعالیت روابط عمومی در کتابخانه‎ها از مهم‌ترین آثار فعالیت روابط عمومی در کتابخانه‌ها می‎توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- همکاری بین کتابخانه‎ها در زمینه‎های مختلف
۲- ارتباط مناسب و متناسب میان واحدها و کارکنان کتابخانه
۳- روابط صحیح و جاذب میان کتابدار و مراجعه کنندگان
۴- افزایش میزان مراجعه و تعداد اعضای کتابخانه
۵- شفاف‎سازی مسائل به ویژه مالی
۶- مشخص کردن جایگاه کتابخانه در جامعه ۷- جلب و جذب امکانات مادی و معنوی دیگر سازمان‌ها
۸- شناساندن کتابخانه به اقشار مختلف به عنوان مکانی جهت رفع نیازهای اطلاعاتی۹- کاهش چشمگیر اشتباه‎های مدیریت کتابخانه در انجام وظایف مدیریتی
۱۰- کمک به حل مشکلات شغلی کتابداران در پایان باید به این نکته اشاره کرد که روابط عمومی در کتابخانه تأثیر زیادی در تصمیم‎گیری مدیران دارند و آن‌ها را در مقابله با معضلات و مشکلات کتابخانه یاری می‎کنند.
البته این تاثیرات در موارد زیر قایل مشاهده هستند : ۱- انجام اقدامات ارتباطی کارشناسانه، طرح‎ریزی شده و مستمر برای انتقال پیام مدیر به مخاطبان کتابخانه و ارائه اطلاعات مربوط به فعالیت‌های کتابخانه و سازمان مادر به مخاطبان. ۲- مراقبت، نظارت بررسی و شناخت عقاید، نظرات، خواسته‎ها و گرایش‎های افراد و گروه‌ها در مسائل مربوط به کتابخانه و ارائه پیشنهادهای کارشناسانه به مدیریت در این زمینه تا مدیران تصمیمات خط مشی‎ و سیاست‌های خود را با توجه به اطلاعات جامعه شناختی ارائه شده از سوی روابط عمومی اتخاذ کنند. ۳- پیشنهاد برای تصحیح آن بخش از خط مشی‎ها، سیاست‌ها و روش‌ها که در تضاد و تقابل با منافع مخاطبان کتابخانه و یا عموم مردم قرار دارد. ۴- پیشنهاد برنامه‎ها و روش‎های تازه که هم در خدمت منافع و علایق مخاطبان و هم در خدمت منافع کتابخانه باشد.
۵- ایجاد تغییرات مورد نظر در دانش، عقاید گرایش‎ها و رفتارهای گرو‎ه‎های داخل و خارج کتابخانه